La técnica conocida como brainstorming o tormenta de ideas es una forma efectiva de generar un gran número de ideas sobre un asunto o problema específico y encontrar la mejor solución.
Es una de las 7 herramientas básicas de calidad y realmente útil.
El brainstorming resulta más efectivo cuando se hace en grupos de entre 8 y 12 personas y en un ambiente tranquilo.
Si los participantes se encuentran relajados, abrirán más sus mentes y producirán más ideas creativas.
Requisitos de una sesión de brainstorming o tormenta de ideas
Una sesión de brainstorming requiere de un facilitador, espacio libre y algo donde ir anotando las ideas, como unapizarra, post-its, varios papeles de gran tamaño o un software especial.
Las responsabilidades del facilitador incluyen: guiar la sesión, alentar la participación de todos los convocados y tomar notas de las ideas sin analizarlas o juzgarlas en esta etapa.
El Brainstorming funciona mejor si el grupo de personas es variado y multidisciplinar. Lo ideal es que los participantes pertenezcan a varios departamentos distintos de la organización y tengan diferentes antecedentes profesionales. Aún en las áreas especializadas, los participantes de distintas áreas pueden aportar ideas frescas e inspirar a los expertos.
Hay varios enfoques para una sesión de brainstorming, pero el enfoque tradicional es generalmente el más efectivo porque es el más enérgico y abiertamente colaborador, permitiendo que los participantes utilicen las ideas de los otros para proponer nuevas.
Brainstorming paso a paso
- Defina su problema o asunto como un desafío. Esto es extremadamente importante. Un desafío mal diseñado puede llevar a producir un montón de ideas que no le sirvan para resolver el problema. En general, los desafíos creativos comienzan con: ¿De qué manera podríamos…?, o ¿Cómo podríamos…?.
Su desafío debe ser conciso, directo al punto y excluir toda información no relacionada con el mismo. Por ejemplo: ¿De qué formas podríamos mejorar el producto X? o ¿Cómo podríamos incentivar a más gente para que se inscriban en nuestro blog? - Pónganse un tiempo límite. Recomendamos entre 20-30 minutos, pero la experiencia con el grupo le definirán el tiempo requerido. Los grupos más grandes suelen necesitar más tiempo para que todos puedan dar ideas. Alternativamente puede poner un límite de ideas. Como mínimo pida 50 ideas, pero cuantas más se generen mucho mejor.
- Una vez que comienza el brainstorming, los participantes dan propuestas y el facilitador toma nota, usualmente en una pizarra blanca o en un rotafolio (flip-chart) para que todos las vean. Aunque por experiencia recomiendo que los mismos participantes escriban sus ideas en un Post-It, y digan su idea en voz alta y la pongan en el centro de la mesa. Está absolutamente contraindicado criticar las ideas. No importa lo tontas, descabelladas o imposibles que parezcan, NO EXISTEN IDEAS TONTAS, todas deben ser escritas y compartidas. Se debe fomentar la participación, no la crítica.
Quizás esa idea "tonta", dé origen a la mejor solución. - Una vez que se termina el tiempo, seleccione las ideas que más le gusten. Asegúrese que todos los participantes de la sesión estén de acuerdo con la elección.
- Priorización.
Matriz de Priorización: Es una herramienta para priorizar acciones o proyectos, en este caso la podremos utilizar para selecionar las mejores ideas. Para su aplicación sugiero 2 opciones.
Opción A: (En busca de la mejor idea)
Escriba los 4 criterios para juzgar cuales ideas solucionan mejor el problema o desafío. Los criterios deberían ser por ejemplo: “Coste”, “Dificultad”, “Tiempo”, "Impacto para el problema" etc.
Dele a cada idea una puntuación de 0 a 3 puntos dependiendo de la función que cumpla en los criterios anteriormente mencionados. Ejemplo: "Mas coste=Menos puntos" "Mas dificultad=Menos puntos" "Mas tiempo=Menos puntos" "Mas Impacto=Mas puntos" Una vez que todas las ideas han sido evaluadas criterio por criterio, sume la puntuación total.
Las ideas con puntuación más alta serán las mas beneficiosas para la solución del problema o desafío.
Opción B: (En busca de la mejora total del problema o desafio)
Personalmente, siempre que se dispongan de los recursos y tiempo necesarios, una buena forma de priorizar el conjunto total de ideas es clasificarlas en 4 grupos claramente diferenciados.
Dividir un filpchart o pizarra en 4 partes, identificadas con los 4 siguientes grupos:
1. Bajo Impacto/Baja Dificultad
2. Bajo Impacto/Alta Dificultad
3. Alto Impacto/Baja Dificultad
4. Alto Impacto/Alta Dificultad
Pegar cada uno de los post-its escritos con las ideas, o escribir cada una de las ideas en cada uno de los apartados, a criterio del grupo completo.
Sin descartar ninguna de las ideas aportadas por el grupo.
Una vez clasificadas todas las ideas, preparar un plan de acción, con plazos y responsbales, para cada grupo de ideas:
1. Descartar las ideas de Bajo Impacto/Alta Dificultad
2. Realizar inmediatamente o en un breve periodo de tiempo (una semana) las ideas clasificadas como de Bajo Impacto/Baja Dificultad y Alto Impacto/Baja dificultad
3. Preparar un plan de acción a largo plazo para las Ideas de Alto Impacto/Alta dificultad
4. Para realizar un seguimiento de cada una de las acciones, recomiendo realizar una revisión del estado de las mismas semanalmente.
Espero que esta herramienta os sea de utilidad.
La he utilizado en innumerables ocasiones con resultados sorprendentes
Un Saludo
